Opsætning af Microsoft Exchange / Office 365 integrationen i Q-Cal

Denne guide viser dig, hvordan du forbinder Q-Cal med Microsoft Exchange eller Office 365, så kalenderaftaler automatisk vises i Q-Cal.

1. Tilføj integrationen

Gå til Opsætning > Kalender-integrationer, klik på "+", og vælg Microsoft Office 365.

2. Basis konfiguration

Du lander på fanen Basis konfiguration. Navn er det eneste påkrævede felt her — se guiden til Basis konfiguration for detaljer om resten.

3. Microsoft Exchange konfiguration

Klik på fanen Microsoft Exchange konfiguration.

To-vejs sync: denne kontakt sidder øverst på fanen og giver mulighed for at eksportere aftaler tilbage til Exchange, hvis kilden understøtter dette. Dette er typisk nødvendigt, når aftaler oprettet i Q-Cal — fx et ad-hoc møde booket fra en mødelokaleskærm — også skal fremgå i Exchange.

Autentisering

Synkroniserings-strategi: der er tre måder, integrationen kan hente data fra Exchange/Microsoft 365 på:

1. Synkroniserig af en individual brugerkonto — den simpleste mulighed. Den synkroniserer én kalender, der tilhører den bruger, som er logget ind.
2. Synkroniserig af delt kalender tilknyttet brugerkonto — næsten identisk med den første mulighed, men synkroniserer en delt kalender i stedet.
3. Synkroniserig af lokale/ressource-kalendere i en organisation — den mere avancerede løsning, hvor du efterfølgende kan vælge mellem individuelle (eller grupper af) ressource-kalendere. Dette gælder, hvis din organisation har ressourcer sat op i Exchange/Microsoft 365 med individuelle kalendere.

Anbefalet: mulighed 3, lokale/ressource-kalendere. Den importerer alle kalendere fra din organisation, og du vælger derefter, hvilke der rent faktisk skal vises i Q-Cal — i stedet for at skulle sætte hver enkelt op manuelt.

Hvis du vælger mulighed 3: dette kræver noget forberedelse på Exchange/Microsoft 365-siden først, af en person med administratoradgang til jeres Exchange-miljø — typisk en IT-specialist. NordicScreen support kan ikke sætte dette op for dig, da det ligger uden for selve Q-Cal. Bed din IT-specialist om at sætte følgende op:

• En RoomList-distributionsgruppe i Exchange, der indeholder de lokale-postkasser (room mailboxes), du ønsker at synkronisere. Se Microsofts dokumentation om room lists for, hvordan dette gøres.
• Hvis I bruger en dedikeret service-konto til at tilgå disse kalendere (i stedet for at invitere kontoen til hvert enkelt møde), skal kontoen også have impersonation-rettigheder på lokale-postkasserne. Se Microsofts dokumentation om application impersonation.

Et kendt problem, du samtidig kan gøre din IT-specialist opmærksom på: Exchange kan nogle gange vise mødeorganisatorens navn i stedet for aftalens emne på ressource-kalendere. Dette er ikke en fejl — det er en indstilling, der kan slås fra. Se Microsofts vejledning om, at ressourcepostkassens kalender viser organisatorens navn.

Loginmetode: to faner, Gammel loginmetode og Ny loginmetode.

• Ny loginmetode (Microsoft Graph) er anbefalet. Den kræver ikke håndtering eller fornyelse af adgangskoder, og Microsoft har løbende udfaset understøttelsen af service-konti på den gamle metode (EWS) for organisationer, der bruger cloud/online Exchange.
• Gammel loginmetode (EWS) virker stadig i nogle miljøer, men er ikke den anbefalede vej fremadrettet.

Special applikation: lad denne stå fra, medmindre du specifikt ønsker at bruge din egen Azure Applikations-registrering (med dit eget Applikation ID og din egen Applikations nøgle) i stedet for den, Q-Cal stiller til rådighed.

Exchange domæne: indtast jeres organisations domæne, fx mitfirma.dk.

Giv adgang via Azure: klik her for at logge ind og godkende forbindelsen. Et advarselsikon her betyder, at adgang endnu ikke er givet — det bliver til et grønt flueben, når det er godkendt.

Vælg Ressourcer

Kun relevant, hvis du synkroniserer lokale- og ressource-kalendere.

• Kalender fordeling: bestemmer, hvordan importerede aftaler fordeles på kalendere i Q-Cal. De tilgængelige muligheder afhænger af, hvilken synkroniserings-strategi du valgte under Autentisering:
  • Fordeling via Sted/Lokation-feltet — bruger lokationsfeltet fra Exchange-aftalen til at afgøre, hvilken kalender den går til. Simpel, men en lille stavefejl i lokationsfeltet vil medføre, at en ny kalender bliver oprettet. Ingen yderligere felter at konfigurere.
  • Fordeling via kalender booking — sikrer et 1-til-1-forhold mellem lokaler og kalendere, uden brug af lokationsfeltet. Når denne vælges, vises en sektion med Exchange Ressource tildeling:
    • Lokale-liste eller manuel tildeling: slå denne til for at basere ressourcevalget på en lokale-liste defineret i Exchange (se ovenfor, under Autentisering). Lad den stå fra for i stedet at basere ressourcevalget på en forud-defineret (statisk) liste via listerne nedenfor.
    • Opret alle på én gang: opretter alle de valgte kalendere i systemet med det samme. Slås den fra, undgår man oprettelse af kalendere, som alligevel ikke har nogen aktuelle aftaler.
    • Tilgængelige lokaler / Valgte lokaler: træk og slip lokaler fra Tilgængelige til Valgte for at vælge, hvilke der skal synkroniseres til Q-Cal. Husk at gemme, når du er færdig.
  • Fordeling via farvekategorier — bruger Exchanges farvekategorier til at fordele aftaler efter kategori. Kun tilgængelig, når synkroniserings-strategien er sat til "Synkroniserig af en individual brugerkonto" eller "Synkroniserig af delt kalender tilknyttet brugerkonto".
  • Lås til kalender — importerer alle aftaler til én enkelt kalender. Når denne vælges, vises en dropdown til at vælge, hvilken kalender alle aftaler skal gå til.

Indstillinger

• Autoopret organisatorer: opretter mødeorganisatoren som en klient i Q-Cal.
• Autoopret deltagere: importerer også mødedeltagere som klienter.
• Dage frem: hvor mange dage frem i tiden bookinger importeres.

Avanceret

• Offentlig på "*": hvis aktiveret, markeres en aftale kun som offentlig, hvis emnet er indledt med en stjerne (*). Dette er valgfrit og kun relevant for visse Q-Cal visningskonfigurationer.
• Fastgør med "+": markerer en aftale som fastgjort, hvis emnet er indledt med et plus-tegn (+).
• Undgå import af emne: forhindrer, at aftalens emne importeres fra Exchange-serveren. Bemærk: hvis du ser organisatorens navn i stedet for det faktiske emne, skyldes det som regel en indstilling på Exchange-siden, som din IT-specialist skal justere (se ovenfor, under Autentisering) — denne indstilling er ikke relateret til det problem.
• Resource cache varighed: hvor ofte systemet opdaterer sin cachede liste over ressourcer (lokaler). Hvis din organisation har en lang liste af ressourcer, anbefales det at sætte denne værdi så høj som muligt — dog betyder en højere værdi også, at ændringer i jeres ressourcer tager længere tid at blive opdaget.

4. Aktivér og gem

Når autentisering er bekræftet (grønt flueben under "Giv adgang via Azure"), og dine ressource-/kalendervalg er foretaget:

1. Slå Aktivér Modul til.
2. Klik Gem og luk.