Microsoft Planner Integration

Microsoft Planner Integration

Microsoft Planner-integrationen forbinder Q-Play med jeres Microsoft 365-organisation, så opgaver fra Microsoft Planner kan vises på jeres skærme. Integrationen læser kun data. Q-Play opretter, ændrer eller sletter aldrig noget i Planner.

Før du går i gang, så se Sådan arbejder du med integrationer i Q-Play, hvis du ikke har opsat en integration før. Når integrationen er klar, viser du dine opgaver med Microsoft Planner-appen.

1. Giv integrationen et navn

Giv integrationen et navn, som beskrevet i Sådan arbejder du med integrationer i Q-Play, og fortsæt til siden "Credentials".

2. Vælg en forbindelsestype

På siden "Credentials" vælger du i dropdown-menuen "Connection", hvordan Q-Play skal forbinde til Microsoft. Der er tre muligheder:

  • "Sign in as user": Q-Play kan kun se de planer, som én konto er medlem af. Alle med en Microsoft 365-konto kan opsætte dette.
  • "Sign in as admin": Q-Play kan se alle planer i jeres organisation. Kræver en Microsoft 365-administrator.
  • "Use custom app reg": Q-Play forbinder via en appregistrering, som jeres egen IT-afdeling opretter i Microsoft Entra ID. Giver samme adgang som "Sign in as admin".

Følg det afsnit nedenfor, der passer til dit valg.

3a. Sign in as user

Med denne mulighed læser Q-Play Planner på vegne af den konto, der logger ind. Før du logger ind, så sørg for at kontoen:

  • er medlem af alle de planer, du vil vise på dine skærme. Planer, som kontoen ikke er medlem af, kan ikke vises.
  • har en Microsoft 365-licens, der indeholder Planner.

Vi anbefaler at oprette en dedikeret Microsoft 365-konto til Q-Play, for eksempel qplay@ditfirma.dk, i stedet for at bruge en personlig konto. Når kontoens adgangskode bliver ændret eller nulstillet, afbryder Microsoft forbindelsen, og integrationen stopper med at hente nye data, indtil nogen logger ind igen. Det samme sker, hvis kontoen bliver deaktiveret eller slettet, for eksempel når en medarbejder stopper. En dedikeret konto undgår dette.


Med "Sign in as user" skal det første job køre inden for 10 minutter, efter du har logget ind. Gør det ikke det, logger du bare ind igen, men du kan undgå det ved at logge ind til sidst i stedet for nu:

  • Klik ikke på "Sign in with Microsoft" endnu. Klik på "Create Integration", og opsæt jobbet som beskrevet i trin 4 til 6.
  • Når jobbet er gemt, åbner du integrationens indstillinger, klikker på "Sign in with Microsoft" og logger ind med kontoen. Afhængigt af jeres organisations indstillinger kan Microsoft bede en administrator om at godkende Q-Play, før du kan fortsætte.
  • Kør jobbet lige efter, du har logget ind.

Dette gælder kun for "Sign in as user".

3b. Sign in as admin

Med denne mulighed læser Q-Play Planner med adgang til hele jeres organisation i stedet for på vegne af én person. Alle planer i jeres organisation kan vises, og forbindelsen afhænger ikke af nogen brugers adgangskode.

Den person, der logger ind, skal have lov til at godkende adgang for apps på tværs af hele organisationen i Microsoft 365. I de fleste organisationer betyder det en Global Administrator eller Privileged Role Administrator. Læs mere i Microsofts vejledning om administratorsamtykke for hele organisationen.

Klik på "Sign in with Microsoft", log ind med administratorkontoen, og godkend de tilladelser, som Microsoft beder dig om at godkende på vegne af jeres organisation.


3c. Use custom app reg

Vælg kun denne mulighed, hvis jeres organisation specifikt ønsker, at forbindelsen skal gå gennem jeres egen appregistrering i Microsoft Entra ID, for eksempel fordi jeres sikkerhedspolitik kræver det. Q-Play får samme adgang som med "Sign in as admin", så for de fleste organisationer er "Sign in as admin" det nemmeste valg.

Appregistreringen oprettes af jeres IT-afdeling i Microsoft Entra Administration. Send dem denne liste over, hvad Q-Play skal bruge:

  • En ny appregistrering i jeres Microsoft Entra ID. Se Microsofts vejledning om at registrere et program i Microsoft Entra ID.
  • Microsoft Graph-programtilladelserne Tasks.Read.All, GroupMember.ReadBasic.All og User.ReadBasic.All. Alle tre giver kun læseadgang.
  • Administratorsamtykke givet til de tilladelser. Det kræver en Global Administrator eller Privileged Role Administrator.
  • En klienthemmelighed (client secret).

Når appregistreringen er klar, indtaster du oplysningerne fra den i felterne på siden "Credentials":


Klienthemmeligheder i Microsoft Entra ID udløber efter en periode, som jeres IT-afdeling vælger, når de opretter dem. Når hemmeligheden udløber, stopper integrationen med at hente nye data. Bed jeres IT-afdeling om at oprette en ny hemmelighed, før den gamle udløber, og opdatér den i integrationen.

4. Opret integrationen

Klik på "Create Integration" nederst i højre hjørne (se skærmen i trin 3a).

5. Find plan-id'et

Hver plan i Planner har sit eget id, som du skal bruge til jobbet i næste trin. For at finde det åbner du planen i din browser på planner.cloud.microsoft og kigger i adresselinjen. Plan-id'et er delen mellem /plan/ og /view/.

For eksempel, i denne adresse:

https://planner.cloud.microsoft/ui/web/plan/Xk4pQ2vLm0aT7nRsYdW9bGcAEuF3/view/board?tid=4f8a2c1e-9b3d-4e7a-8c6f-2d1b5a9e7c30

er plan-id'et Xk4pQ2vLm0aT7nRsYdW9bGcAEuF3.

6. Tilføj et job

Tilføj et nyt job til integrationen, som beskrevet i Sådan arbejder du med integrationer i Q-Play. Hvert job henter én plan, så hvis du vil vise mere end én plan, tilføjer du et job for hver af dem.

Udfyld jobbet:

  • "Job Name": et navn, der hjælper dig med at genkende jobbet, for eksempel planens navn.
  • "Job Type": "Planner board" er den eneste mulighed.
  • "Repeat every": hvor ofte Q-Play henter planen fra Planner. Vælg et kortere interval, hvis opgaverne i planen ændrer sig ofte i løbet af dagen, og et længere, hvis planen sjældent ændrer sig.
  • "Plan ID": indsæt det plan-id, du fandt i trin 5.


Klik på "Save Integration". Integrationen er nu klar, og du kan vise din plan på et slide med Microsoft Planner-appen.

Hvis du bruger "Sign in as user", så husk at logge ind og køre jobbet, som beskrevet i trin 3a.

Fejlfinding

Skærmen stopper med at vise nye opgaver: Hvis du bruger "Sign in as user", kan kontoens adgangskode være blevet ændret, eller kontoen kan være blevet deaktiveret. Åbn integrationen, og log ind med Microsoft igen. Hvis du bruger "Use custom app reg", så tjek med jeres IT-afdeling, om klienthemmeligheden er udløbet.

Det første job henter ingen data med "Sign in as user": Der kan være gået mere end 10 minutter mellem login og kørsel af jobbet. Log ind igen i integrationens indstillinger, og kør jobbet lige efter.

Der vises ingen opgaver fra en plan: Tjek, at "Plan ID" i jobbet er korrekt. Hvis du bruger "Sign in as user", så tjek også, at kontoen er medlem af planen i Planner.